Omdat scouting MLK bijna 60 vrijwilligers heeft wilden we dit jaar voor alle vrijwilligers een leuk weekend organiseren. Dit weekend zal vooral bestaan uit teambuildings activiteiten om de sfeer binnen de groep te verbeteren. Het is de bedoeling dat er groepen worden samengesteld met mensen die normaal niet zoveel met elkaar omgaan. Zo willen we de onderlinge band tussen alle vrijwilligers verbeteren. Mijn rol en verantwoordelijkheid hierbinnen is dat ik één van de mede organisatoren ben. Ik organiseer dit weekend met vier andere vrijwilligers.
Verloop opdracht:
De opdracht om het stafweekend te organiseren is heel goed verlopen. We hadden al heel snel een locatie gevonden waar we het wilden gaan doen, en ook de activiteiten waren snel vastgelegd.
Ik weet zeker dat dit weekend de onderlinge band tussen alle vrijwilligers gaat versterken.
Ontwikkelde competenties:
De volgende competenties heb ik hierbij ontwikkeld:
1. Initiatief
2. Mondelinge communicatie
3. Plannen en organiseren
4. Innovativiteit
Competentie 1: Initiatief
Situatie: Tijdens de groepsraad van de scouting werd er aangegeven dat veel mensen het leuk zouden vinden als er weer eens een stafweekend werd georganiseerd. Ik vond dat een heel leuk idee en heb toen ook gelijk aangegeven dat ik dit wel wilden organiseren. Nog 4 andere vrijwilligers wilden dit met mij organiseren. Het doel was om een stafweekend te organiseren van vrijdag avond t/m zondag middag, waar iedereen aan mee zou kunnen doen. Dit houd in dat de activiteiten ook toegankelijk moesten zijn voor de minder validen binnen onze groep. We hebben uiteindelijk toch voor een activiteit gekozen die niet voor iedereen toegankelijk is, maar we hebben wel een heel leuk alternatief gevonden voor de mensen die deze activiteit niet mee zouden kunnen doen.
Taken: Mijn taak aan ten aanzien van de competentie was om uit eigen beweging initiatief te nemen en ook verschillende taken, zoals het vastleggen van een activiteit. Er werd van mij verwacht dat ik al mijn taken goed uitwerkten en op tijd af zou hebben. Ook werd er van mij verwacht dat ik wat meer taken als de rest op me zou nemen omdat ik meer tijd had om ze uit te werken.
Acties: Ik heb me eerst georiënteerd over wat er allemaal in de buurt van het gebouw in Best te doen was aan groepsactiviteiten. Ik heb een lijstje gemaakt met dingen die mij erg leuk leken om te doen en heb deze aan de mede organisatoren voorgelegd samen hebben we toen besloten om ligfietsen te huren en een leuke fietstocht uit te zetten. Met het uitzetten van de tocht ben ik een hele dag bezig geweest. Ik heb deze taak beëindigd door de tocht met alle organisatoren te fietsen om zo nog enkele aanpassingen te kunnen maken.
Resultaat: Doordat ik de fietstocht heel goed had uitgezet hoefden er niet veel veranderd te worden. Omdat de ligfietsen niet voor iedereen geschikt zijn hebben we ook een paar solexjes gehuurd, zodat iedereen kan meedoen met de tocht.
Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Ik heb de fietstocht goed uitgezet en heb ook rekening gehouden met mensen die niet kunnen fietsen. De volgende keer zou ik de fietstocht wel graag met iemand samen willen uitzetten, omdat het best veel werk is in je eentje en het is ook wel gezellig om het samen met iemand te doen.
Competentie 2: Mondelinge communicatie
Situatie: Omdat het stafweekend word georganiseerd voor 54 mensen heb ik voor de activiteiten de we wilden organiseren geprobeerd om goede prijs afspraken te maken. Ik heb met iemand van het fietsverhuur bedrijf een afspraak gemaakt om over de mogelijkheden te praten. Het doel was om 50 ligfietsen en 4 solexjes te huren voor een mooie prijs.
Taken: Mijn taak ten aanzien van de competentie was om een goed prijs afspraak te maken met de man van het fietsbedrijf en om te kijken of we hem ook iets konden bieden als scouting zijnde. Er werd van mij verwacht dat ik een professioneel gesprek zou voeren om zo een mooie prijs afspraak te maken.
Acties: Ik heb het gesprek goed voorbereid, alles op papier gezet wat ik wilde zeggen. En heb samen met de mede organisatoren overlegd hoeveel het in totaal mocht kosten, zodat ik wist wat het limiet was om over te onderhandelen. Ik heb een heel leuk gesprek gehad met Thijmen van Gastel. Het was een hele leuke man die het heel leuk vond dat we met een grote groep zijn fietsen wilden huren. Hij wilde ook graag een mooie prijs voor ons maken, maar vroeg wel of we misschien reclame wilden maken op onze nieuwsbrieven op scouting. Ik heb dit natuurlijk toegezegd en heb zo een win – win situatie gecreëerd.
Resultaat: Doordat ik het gesprek goed had voorbeid wist ik ook precies waar ik over wilde praten. Ik heb hierdoor de win – win situatie gecreëerd die ik hierboven heb beschreven. Toen ik tijdens de vergadering met de mede organisatoren vertelden welke afspraak ik had gemaakt waren ze allemaal erg enthousiast.
Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Het was ook wel heel fijn dat Thijmen erg open stond voor onderhandeling en dat hij erg enthousiast was over ons stafweekend. De volgende keer zou ik het niet anders aanpakken.
Competentie 3: Plannen en organiseren
Situatie: Voor het stafweekend moet er natuurlijk erg veel gepland en georganiseerd worden. Ik heb dit samen met 4 andere vrijwilligers gedaan. We hebben heel het stafweekend van het begin tot het eind gepland. Het doel was om een stafweekend voor alle 54 vrijwilligers te organiseren waaraan iedereen kon meedoen. Het was erg moeilijk om een activiteit te vinden die iedereen leuk vond en waaraan iedereen mee kon doen. Maar uiteindelijke hebben we besloten om ligfietsen en solexjes te huren.
Taken: Mijn taak ten aanzien van de competentie was om een heel weekend voor alle vrijwilligers te organiseren en plannen. Er werd van mij verwacht dat ik de vaardigheden en de motivatie had om dit te doen. Een van de belangrijkste voorwaarden voor het bestuur van de scouting was dat de organisatoren het zelf leuk moesten vinden om het te organiseren.
Acties: Ik heb eerst met mijn mede organisatoren globaal bedacht wat we wilden gaan doen, en hoe lang het weekend ging duren. Daarbij hebben we naar de kosten gekeken en naar de tijd die we hadden om te besteden. Daarna heb ik naar verschillende activiteiten geïnformeerd. Uiteindelijk is eruit gekomen dat we op zaterdag een leuke fietstocht gaan doen en op zondag met heel de groep gaan vliegeren. Ik ben met het plannen van deze activiteiten ongeveer twee weken bezig geweest. Ik heb de situatie beëindigd door een draaiboek te maken voor alle organisatoren.
Resultaat: Doorat ik erg goed ben in het plannen en het organiseren van dingen verliep alles heel vlot. Ik had draaiboeken van vorige jaren bekeken en heb daaruit afgeleid wat ongeveer de tijds planning was. Ik denk dat het een heel leuk weekend gaat worden, omdat ik het goed gepland en georganiseerd heb. De mede organisatoren waren erg verrast door mijn enthousiasme en het goed in elkaar gezette programma.
Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed gedaan heb. Ik merk zelf wel dat op het gebied van plannen en organiseren nog wel wat kan leren. Ik moet meer gevoel voor tijd krijgen, ik had voor sommige activiteiten te weinig tijd ingeschat. De volgende keer moet ik daar meer op gaan letten.
Competentie 4: Innovativiteit
Situatie: Voor het stafweekend van dit jaar wilden ik het eens een keer heel anders gaan aanpakken. De vorige jaren was het vaak een beetje van hetzelfde. Ik heb daarom erg mijn best gedaan om dit jaar iets vernieuwend te verzinnen. Ik heb dit samen met 4 andere vrijwilligers gedaan. Het doel was om een stafweekend van twee volle dagen te organiseren met vernieuwende activiteiten. Veel mensen binnen de scouting wilden het wat traditioneler houden en we hebben tijdens de vergaderingen echt moeten pleiten voor wat vernieuwing. Het traditionele stafweekend bestaat al jaren uit het spelen van high land games.
Taken: Mijn taak ten aanzien van de competentie was om vernieuwende activiteiten te organiseren die voor heel de groep leuk was om te doen. Er werd van mij verwacht dat ik rekening hield met de mensen die niet zo voor de vernieuwing waren en ook met mensen die minder validen waren.
Acties: Ik heb eerst verschillende activiteiten opgezocht die we allemaal konden gaan doen. Deze heb ik voorgelegd aan mijn mede organisatoren en we hebben samen een beslissing gemaakt dat we gingen fietsen en vliegers maken. Ik ben ongeveer een week bezig geweest om activiteiten op te zoeken en na één vergadering zijn de activiteiten gekozen. Ik heb de situatie beëindigd door twee mensen van het bestuur de activiteiten voor te leggen zodat hun konden zien wat we wilden gaan doen. Deze waren ook erg enthousiast over de activiteiten en vonden het fijn dat we toch rekening gehouden hadden met mensen die meer een traditioneel weekend wilden gaan doen.
Resultaat: Doordat ik het plan ook aan twee leden van het bestuur heb voorgelegd en deze ook goed gekeurd hebben, konden we met een gerust hart door gaan met de voorbereidingen.
Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed gedaan heb. Vooral het voorlegen van de plannen aan het bestuur vind ik zelf heel goed. Zo krijg je toch feedback op de plannen die je wilt maken en als het nodig was geweest had ik deze nog kunnen bijsturen. De volgende keer zou ik het niet anders aanpakken.
