Voorbereiding stafweekend scouting MLK

Opdracht en mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:
Omdat scouting MLK bijna 60 vrijwilligers heeft wilden we dit jaar voor alle vrijwilligers een leuk weekend organiseren. Dit weekend zal vooral bestaan uit teambuildings activiteiten om de sfeer binnen de groep te verbeteren. Het is de bedoeling dat er groepen worden samengesteld met mensen die normaal niet zoveel met elkaar omgaan. Zo willen we de onderlinge band tussen alle vrijwilligers verbeteren. Mijn rol en verantwoordelijkheid hierbinnen is dat ik één van de mede organisatoren ben. Ik organiseer dit weekend met vier andere vrijwilligers.

Verloop opdracht:
De opdracht om het stafweekend te organiseren is heel goed verlopen. We hadden al heel snel een locatie gevonden waar we het wilden gaan doen, en ook de activiteiten waren snel vastgelegd.
Ik weet zeker dat dit weekend de onderlinge band tussen alle vrijwilligers gaat versterken.

Ontwikkelde competenties:
De volgende competenties heb ik hierbij ontwikkeld:

1.       Initiatief

2.       Mondelinge communicatie

3.       Plannen en organiseren

4.       Innovativiteit

Competentie 1:  Initiatief

Situatie: Tijdens de groepsraad van de scouting werd er aangegeven dat veel mensen het leuk zouden vinden als er weer eens een stafweekend werd georganiseerd. Ik vond dat een heel leuk idee en heb toen ook gelijk aangegeven dat ik dit wel wilden organiseren. Nog 4 andere vrijwilligers wilden dit met mij organiseren. Het doel was om een stafweekend te organiseren van vrijdag avond t/m zondag middag, waar iedereen aan mee zou kunnen doen. Dit houd in dat de activiteiten ook toegankelijk moesten zijn voor de minder validen binnen onze groep. We hebben uiteindelijk toch voor een activiteit gekozen die niet voor iedereen toegankelijk is, maar we hebben wel een heel leuk alternatief gevonden voor de mensen die deze activiteit niet mee zouden kunnen doen.   

Taken: Mijn taak aan ten aanzien van de competentie was om uit eigen beweging initiatief te nemen en ook verschillende taken, zoals het vastleggen van een activiteit. Er werd van mij verwacht dat ik al mijn taken goed uitwerkten en op tijd af zou hebben. Ook werd er van mij verwacht dat ik wat meer taken als de rest op me zou nemen omdat ik meer tijd had om ze uit te werken.

Acties: Ik heb me eerst georiënteerd over wat er allemaal in de buurt van het gebouw in Best te doen was aan groepsactiviteiten. Ik heb een lijstje gemaakt met dingen die mij erg leuk leken om te doen en heb deze aan de mede organisatoren voorgelegd samen hebben we toen besloten om ligfietsen te huren en een leuke fietstocht uit te zetten. Met het uitzetten van de tocht ben ik een hele dag bezig geweest. Ik heb deze taak beëindigd door de tocht met alle organisatoren te fietsen om zo nog enkele aanpassingen te kunnen maken.

Resultaat: Doordat ik de fietstocht heel goed had uitgezet hoefden er niet veel veranderd te worden. Omdat de ligfietsen niet voor iedereen geschikt zijn hebben we ook een paar solexjes gehuurd, zodat iedereen kan meedoen met de tocht.

Terugkoppeling:  Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Ik heb de fietstocht goed uitgezet en heb ook rekening gehouden met mensen die niet kunnen fietsen. De volgende keer zou ik de fietstocht wel graag met iemand samen willen uitzetten, omdat het best veel werk is in je eentje en het is ook wel gezellig om het samen met iemand te doen.

Competentie 2:  Mondelinge communicatie

Situatie: Omdat het stafweekend word georganiseerd voor 54 mensen heb ik voor de activiteiten de we wilden organiseren geprobeerd om goede prijs afspraken te maken. Ik heb met iemand van het fietsverhuur bedrijf een afspraak gemaakt om over de mogelijkheden te praten. Het doel was om 50 ligfietsen en 4 solexjes te huren voor een mooie prijs.

Taken:  Mijn taak ten aanzien van de competentie was om een goed prijs afspraak te maken met de man van het fietsbedrijf en om te kijken of we hem ook iets konden bieden als scouting zijnde. Er werd van mij verwacht dat ik een professioneel gesprek zou voeren om zo een mooie prijs afspraak te maken.

Acties:  Ik heb het gesprek goed voorbereid, alles op papier gezet wat ik wilde zeggen. En heb samen met de mede organisatoren overlegd hoeveel het in totaal mocht kosten, zodat ik wist wat het limiet was om over te onderhandelen. Ik heb een heel leuk gesprek gehad met Thijmen van Gastel. Het was een hele leuke man die het heel leuk vond dat we met een grote groep zijn fietsen wilden huren. Hij wilde ook graag een mooie prijs voor ons maken, maar vroeg wel of we misschien reclame wilden maken op onze nieuwsbrieven op scouting. Ik heb dit natuurlijk toegezegd en heb zo een win – win situatie gecreëerd.  

Resultaat: Doordat ik het gesprek goed had voorbeid wist ik ook precies waar ik over wilde praten. Ik heb hierdoor de win – win situatie gecreëerd die ik hierboven heb beschreven. Toen ik tijdens de vergadering met de mede organisatoren vertelden welke afspraak ik had gemaakt waren ze allemaal erg enthousiast. 

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Het was ook wel heel fijn dat Thijmen erg open stond voor onderhandeling en dat hij erg enthousiast was over ons stafweekend. De volgende keer zou ik het niet anders aanpakken.

Competentie 3:  Plannen en organiseren

Situatie: Voor het stafweekend moet er natuurlijk erg veel gepland en georganiseerd worden. Ik heb dit samen met 4 andere vrijwilligers gedaan. We hebben heel het stafweekend van het begin tot het eind gepland. Het doel was om een stafweekend voor alle 54 vrijwilligers te organiseren waaraan iedereen kon meedoen. Het was erg moeilijk om een activiteit te vinden die iedereen leuk vond en waaraan iedereen mee kon doen. Maar uiteindelijke hebben we besloten om ligfietsen en solexjes te huren.

Taken: Mijn taak ten aanzien van de competentie was om een heel weekend voor alle vrijwilligers te organiseren en plannen. Er werd van mij verwacht dat ik de vaardigheden en de motivatie had om dit te doen. Een van de belangrijkste voorwaarden voor het bestuur van de scouting was dat de organisatoren het zelf leuk moesten vinden om het te organiseren.

Acties: Ik heb eerst met mijn mede organisatoren globaal bedacht wat we wilden gaan doen, en hoe lang het weekend ging duren. Daarbij hebben we naar de kosten gekeken en naar de tijd die we hadden om te besteden. Daarna heb ik naar verschillende activiteiten geïnformeerd. Uiteindelijk is eruit gekomen dat we op zaterdag een leuke fietstocht gaan doen en op zondag met heel de groep gaan vliegeren. Ik ben met het plannen van deze activiteiten ongeveer twee weken bezig geweest. Ik heb de situatie beëindigd door een draaiboek te maken voor alle organisatoren.

Resultaat: Doorat ik erg goed ben in het plannen en het organiseren van dingen verliep alles heel vlot. Ik had draaiboeken van vorige jaren bekeken en heb daaruit afgeleid wat ongeveer de tijds planning was. Ik denk dat het een heel leuk weekend gaat worden, omdat ik het goed gepland en georganiseerd heb. De mede organisatoren waren erg verrast door mijn enthousiasme en het goed in elkaar gezette programma.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed gedaan heb. Ik merk zelf wel dat op het gebied van plannen en organiseren nog wel wat kan leren. Ik moet meer gevoel voor tijd krijgen, ik had voor sommige activiteiten te weinig tijd ingeschat. De volgende keer moet ik daar meer op gaan letten. 

Competentie 4:  Innovativiteit

Situatie: Voor het stafweekend van dit jaar wilden ik het eens een keer heel anders gaan aanpakken. De vorige jaren was het vaak een beetje van hetzelfde. Ik heb daarom erg mijn best gedaan om dit jaar iets vernieuwend te verzinnen. Ik heb dit samen met 4 andere vrijwilligers gedaan. Het doel was om een stafweekend van twee volle dagen te organiseren met vernieuwende activiteiten. Veel mensen binnen de scouting wilden het wat traditioneler houden en we hebben tijdens de vergaderingen echt moeten pleiten voor wat vernieuwing.  Het traditionele stafweekend bestaat al jaren uit het spelen van high land games.

Taken: Mijn taak ten aanzien van de competentie was om vernieuwende activiteiten te organiseren die voor heel de groep leuk was om te doen. Er werd van mij verwacht dat ik rekening hield met de mensen die niet zo voor de vernieuwing waren en ook met mensen die minder validen waren.

Acties: Ik heb eerst verschillende activiteiten opgezocht die we allemaal konden gaan doen. Deze heb ik voorgelegd aan mijn mede organisatoren en we hebben samen een beslissing gemaakt dat we gingen fietsen en vliegers maken. Ik ben ongeveer een week bezig geweest om activiteiten op te zoeken en na één vergadering zijn de activiteiten gekozen. Ik heb de situatie beëindigd door twee mensen van het bestuur de activiteiten voor te leggen zodat hun konden zien wat we wilden gaan doen. Deze waren ook erg enthousiast over de activiteiten en vonden het fijn dat we toch rekening gehouden hadden met mensen die meer een traditioneel weekend wilden gaan doen.  

Resultaat: Doordat ik het plan ook aan twee leden van het bestuur heb voorgelegd en deze ook goed gekeurd hebben, konden we met een gerust hart door gaan met de voorbereidingen.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed gedaan heb. Vooral het voorlegen van de plannen aan het bestuur vind ik zelf heel goed. Zo krijg je toch feedback op de plannen die je wilt maken en als het nodig was geweest had ik deze nog kunnen bijsturen. De volgende keer zou ik het niet anders aanpakken.

Voorbereiding scouting MLK themafeest

Opdracht en mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:
Scouting Martin Luther King ontleedt haar naam aan de zwarte vrijheidsstrijder uit Amerika, dominee Martin Luther King die eind jaren 60 werd vermoord. Deze man kwam op voor de rechten van de negers in Amerika en werd wereldberoemd met zijn speech "I have a dream". De groep is in 1969 opgericht en telt op dit moment meer als 200 leden verdeeld over verschillende groepen die ingedeeld zijn op leeftijd. Mijn opdracht was om met 5 andere scoutingleden een thema feest te organiseren voor de andere scouting groepen in de regio. De datum dat het feest zou plaatsvinden stond vast op 6 februari, het thema mochten we zelf bedenken en we hebben toen gekozen voor “gemaskerd feest”. Ik was samen met een ander lid van de feestcommissie eindverantwoordelijke.

Verloop opdracht:
De opdracht is erg goed verlopen we zijn ruim drie maanden voor het feest begonnen aan de voorbereidingen. We hebben als eerste het thema bepaald en hebben daar alles om heen bedacht. Om de twee weken was er een vergadering gepland waar we alles in besproken hebben, en eventuele problemen opgelost hebben.

Ontwikkelde competenties:
De volgende competenties heb ik hierbij ontwikkeld:
1. Plannen en organiseren
2. Verbeeldingskracht
3. Probleemanalyse
4. Innovativiteit

Competentie 1: Plannen en organiseren

Situatie: Omdat er ruim 30 medewerkers (scouting leden) hadden die dit feest mede mogelijk gingen maken moest er een goed planning worden gemaakt. Er waren verschillende taken op het feest die eerlijk verdeeld moesten worden onder de medewerkers. Ik heb een planning gemaakt met alle taken en medewerkers. Dit was erg moeilijk omdat niet alle medewerkers op dezelfde tijd aanwezig waren, sommige kwamen later en andere gingen weer eerder weg.

Taken: Mijn taak was om een zo eerlijke mogelijke planning te maken voor de medewerkers. Ik moest er rekening mee houden dat iedereen zeker 2 uur vrij moest zijn.

Acties: Ik heb eerst alle medewerkers gevraagd wanneer ze aanwezig zouden zijn. Zodat ik precies wist of er mensen later kwamen of mensen eerder weggingen. Toen ik alle gegevens van de medewerkers had verzameld heb ik deze duidelijk in een Excel bestand gezet zodat het voor mij overzichtelijk was wie wanneer aanwezig was. Ik heb daarna een duidelijk tabel gemaakt met alle taken en tijden en ben toen de medewerkers gaan indelen. Ik ben hier bijna 3 uur mee bezig geweest. De definitieve planning heb ik samen met de feestcommissie besproken, en deze hebben toen nog een paar kleine aanpassingen gemaakt.

Resultaat: Doordat de planning goed en duidelijk gemaakt was wist iedereen tijdens het feest waar hij/zij moest zijn. Ik heb voordat het feest begon alle taken duidelijk uitgelegd, zodat iedereen wist wat hij/zij moest doen. Alle medewerkers vonden het een erg duidelijk planning en hebben zich er ook goed aan gehouden. Ik heb hiervan geleerd dat als er een duidelijk planning is dat alles beter kan verlopen.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik een erg duidelijk planning heb gemaakt, en ik was ook erg tevreden over het resultaat. De volgende keer zou ik het liever met twee mensen doen, want nou zie je vaak nog wel dingetjes over het hoofd.

Competentie 2: Verbeeldingskracht

Situatie: Tijdens de voorbereiding van het feest is er als eerste een thema bedacht voor het feest. Ik moest dit samen met 5 andere scoutingleden gaan bedenken. We hebben samen erg veel thema’s bedacht, en daaruit hebben we uiteindelijk 1 thema gekozen.

Taken: Mijn taak was om samen met de 5 andere scoutingleden een nieuw, verassend en makkelijk uitvoerbaar thema te bedenken. We hebben hierover veel vergaderd en geprobeerd om een verbeelding te maken van de verschillende thema’s. We hebben bij alle thema’s bedacht wat voor aankleding we konden gebruiken en hoe het thema zou overkomen bij de bezoekers. Omdat iedereen een voorkeur had voor een thema heb ik alle leden moeten overtuigen doormiddel van een beeld te schetsen van het thema dat ik graag wilde uitvoeren (gemaskerd thema)

Acties: Om een vernieuwend thema te bedenken heb ik eerst gekeken wat er de voorgaande jaren aan thema’s is gebruikt. Ik heb niet alleen naar de thema’s van onze groep gekeken maar ook naar de thema’s van andere scoutinggroepen. Daarnaast was het feest een week voor carnaval gepland dus toen ben ik op het thema “gemaskerd feest” gekomen. Ik heb alle leden van de feestcommissie weten te overtuigen dat dit thema een nieuw, verassend en makkelijk uitvoerbaar thema was. Dit heb ik gedaan door alle voordelen op te noemen en ik heb geprobeerd een beeld van de versiering te schetsen.

Resultaat: Doordat ik een goed beeld wist te vormen van wat ik in gedachten had, heb ik alle leden weten te overtuigen dat dit thema het beste was. Ik heb wel ook goed geluisterd naar wat de andere leden voor thema’s wilden en heb ook daar aan mee gedacht. Ik heb ervan geleerd dat als je een goed beeld schetst van wat je in gedachten hebt, mensen eerder positief op het idee reageren.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Ik heb goed geluisterd naar wat de andere leden voor thema wilden, en ook geprobeerd om daar nog meer ideeën aan toe te voegen. Uiteindelijk kon ik mijn idee het beste overbrengen aan de rest van de leden en werden ze daardoor erg enthousiast over mijn thema.

Competentie 3: Probleemanalyse

Situatie: Tijdens de voorbereidingen van thema feest is er een probleem ontstaan met de T-shirtjes die we besteld hadden voor alle medewerkers. We hadden in overleg met alle medewerkers shirtjes besteld voor iedereen. We hadden uitgezocht wat de prijs per shirtjes was en iedereen zou deze zelf betalen. Toen de shirtjes werden geleverd bleek de prijs echter €5,- per shirtjes duurder te zijn.

Taken: Het was mijn taak op samen met de leverancier te overleggen hoe dit probleem ontstaan is en hoe we dit konden gaan oplossen. Ik heb daarnaast alle medewerkers ingelicht over het probleem dat ontstaan was en heb ze daarbij verteld dat ik er alles aan zou gaan doen om het op te lossen. Er werd dan ook van mij verwacht dat ik het probleem zou oplossen.

Acties: Ik heb een afspraak gemaakt met de leverancier van de shirtjes. Ik heb bij hem uitgelegd wat het probleem was en gevraagd hoe dit probleem is ontstaan en hoe we dit gingen oplossen. Hij heeft toen de bestelling en factuur nagekeken in de computer en daaruit bleek dat de drukkosten niet mee waren gerekend in de offerte die wij hadden aangevraagd. We zijn er na lang praten uiteindelijk over eens geworden dat we alle shirtjes voor de prijs zouden krijgen die in de offerte stond. Ik heb dit ook gelijk op papier laten zetten zodat het vast stond dat we deze overeenkomst hadden gesloten.

Resultaat: Doordat ik een afspraak had gemaakt met de leverancier en tijdens het gesprek beleefd ben gebleven, heb ik uiteindelijk bereikt dat we de shirtjes voor de prijs hebben gekregen die in de offerte stond. Alle medewerkers van het feest waren erg blij met de uitkomst anders hadden ze allemaal €5,- meer moeten betalen. Ik heb van deze situatie geleerd dat ik voortaan ook beter naar de offerte moet kijken of alles er goed opstaat, en dat als je altijd beleefd blijft tijdens een moeilijk gesprek dat je dan meer bereikt.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het zelf erg goed heb gedaan. Ik was een beetje angstig voor het gesprek met de leverancier omdat ik er eigenlijk vanuit ging dat hij erg moeilijk zou gaan doen, maar dit veel gelukkig alles mee. Ik ben natuurlijk ook tevreden over het resultaat omdat ik het probleem goed heb opgelost.

Competentie 4: Innovativiteit

Situatie: Tijdens de voorbereidingen van het feest werd er gediscussieerd over het drank gebruik van de medewerkers. In de voorgaande jaren werd er altijd geturfd door de medewerkers zelf, en de volgende dag moest iedereen zijn of haar drankjes betalen. Ieder jaar waren er ook weer woorden over het feit dat mensen zeiden dat ze niet zoveel gedronken hadden als op de turf lijst stond, en ze betaald dan ook niet alles, met als gevolg dat we erg veel verlies leden op deze post. Het doel was dus om een nieuw eerlijk systeem te bedenken zodat iedereen zijn/haar drankjes afrekenden.

Taken: Mijn taak was om een nieuw systeem te bedenken voor het drank gebruik van het personeel. Er werd van mij verwacht dat ik een eerlijk systeem zou bedenken dat ook goed zou gaan werken en waar de alle scoutingleden het mee eens waren.

Acties: Ik heb als eerste gebrainstormd over de mogelijke oplossingen van dit probleem. Ik ben uiteindelijk met twee goede ideeën gekomen. Het eerste idee was om alle medewerkers vijf gratis muntjes te geven, als deze muntjes op waren moesten ze nieuwe muntjes kopen voor dezelfde prijs als de gasten van het feest (€1,20). De tweede oplossing was om een aparte kleur muntjes in te zetten voor alleen het personeel, deze muntjes kosten dan €0,50 en moesten ze aan het begin en tijdens het feest zelf kopen. Uiteindelijk is er gekozen om de een andere kleur muntjes in te zetten voor het personeel.

Resultaat: Doordat ik dit nieuwe systeem had bedacht is er dit jaar minder verlies gemaakt op de dranken. Alle medewerkers vonden dit een erg goede oplossing, en het was ook een makkelijke oplossing om toe te passen.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Ik heb goed nagedacht over de oplossingen en heb alle min en plus punten tegen elkaar afgewogen en heb toen een keuze gemaakt uit de twee beste oplossingen en die voorgelegd aan de rest van de groep. Ik heb duidelijk gezegd wat mij de beste oplossing leek en dat was ook de oplossing waar ze voor gekozen hebben uiteindelijk.