Uitvoering stafweekend

Bedrijf/opdrachtgever:

Uitvoering MLK stafweekend 2011

Opdracht en mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:

Omdat scouting MLK bijna 60 vrijwilligers heeft wilden we dit jaar voor alle vrijwilligers een leuk weekend organiseren. Dit weekend zal vooral bestaan uit teambuildings activiteiten om de sfeer binnen de groep te verbeteren. Het is de bedoeling dat er groepen worden samengesteld met mensen die normaal niet zoveel met elkaar omgaan. Zo willen we de onderlinge band tussen alle vrijwilligers verbeteren. Mijn rol en verantwoordelijkheid hierbinnen is dat ik één van de mede organisatoren ben. Ik organiseer dit weekend met vier andere vrijwilligers. Het stafweekend is gehouden op 20, 21 en 22 mei.

Verloop opdracht:

De opdracht om het stafweekend te organiseren is heel goed verlopen. Het stafweekend was een groot succes onder de stafleden en het doel om mensen dichter bij elkaar te brengen is ook bereikt. Veel vrijwilligers hebben elkaar beter leren kennen. Alle activiteiten die er georganiseerd waren verliepen goed en we hebben veel positieve reacties gehad van de deelnemers.

Ontwikkelde competenties:

De volgende competenties heb ik hierbij ontwikkeld:

1.       Groepsgericht leidinggeven

2.       Probleemanalyse

3.       Verbeeldingskracht

4.       Kwaliteitsgerichtheid

Competentie 1:  Groepsgericht leidingeven

Situatie: Tijdens het stafweekend moest de groep met deelnemers natuurlijk begeleid worden. Het draaiboek dat voor het stafweekend was opgesteld moest als een rode draad voor heel het weekend werken. Ik heb ervoor gezorgd dat ik alle deelnemers op de juiste tijd en plaats bij de activiteiten aankwamen, dat alle activiteiten op tijd gestart konden worden etc. Het doel hiervan was dat alles zo soepel mogelijk zou verlopen zonder al te veel vertraging zodat we alle activiteiten konden uitvoeren. Sommige activiteiten duurden langer als gepland met als gevolg dat er een vertraging in het tijdschema kwam, maar dit is allemaal goed opgelost.  

Taken: Mijn taak aan ten aanzien van de competentie was om het programma van de dag ’s ochtends uit te leggen aan alle deelnemers. Voor de deelnemers die niet mee konden doen met het normale programma (door lichamelijke beperkingen) hadden we een ander programma. Ook deze heb ik doorngenomen met de betreffende personen. Ik was het aanspreekpunt voor alle vragen. Ik zorgde ervoor dat heel de groep op tijd klaar stond om te vertrekken naar de activiteiten. Ik moest ervoor zorgen dat de kookstaf op tijd klaar stond met het eten etc.

Acties: Tijdens de voorbereidingen van het weekend heb ik zelf het draaiboek in elkaar gezet zodat ik precies wist wat voor activiteiten er op het programma stonden. Door het draaiboek continu bij de hand te houden was het voor mij gemakkelijk om te zien hoe laat we waar moesten zijn en wat we allemaal mee moesten nemen. Ik kon ze alle deelnemers ook makkelijk inlichten als we van locatie moesten verwisselen. Ik ben heel het weekend bezig geweest hiermee. Aan het eind van het weekend is er een evaluatie moment geweest waarop deze situatie beëindigd is.

Resultaat: Doordat ik het draaiboek grotendeels zelf in elkaar heb gezet was het voor mij gemakkelijk om mijn taken uit te voeren. Ik heb goed contact met heel veel vrijwilligers dus ik heb ook heel weinig weerstand gekregen als ik iets uitlegde of als we van locatie moesten verwisselen. Dit was voor mij heel fijn en daardoor kon ik mijn taken ook goed uitvoeren. 

Terugkoppeling:  Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Ik heb de groep elke keer op tijd op de volgende locatie weten te krijgen en alle activiteiten zijn ook goed verlopen. Ik heb veel positieve reacties gehad op de manier waarop ik te werk ben gegaan. Als feedback kreeg ik dat het erg gestructureerd en soepel verliep.

Competentie 2:  Probleemanalyse  

Situatie: Een dag voordat het stafweekend zou beginnen kregen we een afmelding van iemand die meeging als kookstaf. Dit was voor ons en de overige kookstaf erg vervelend omdat we nu iemand te kort kwamen. En op deze korte termijn konden we ook niemand anders meer regelen. Het was aan mij om dit probleem op te lossen.

Taken:  Mijn taak ten aanzien van de competentie was om zo snel mogelijk een nieuwe kookstaf te regelen zodat alle taken die uitgevoerd moesten worden tijdens het stafweekend gewoon uitgevoerd konden worden. Er werd van mij verwacht dat ik met een goede oplossing zou komen.

Acties:  Als eerste heb ik geprobeerd om toch nog mensen te bellen die eventueel mee konden als kookstaf. Dit is niet gelukt, veel mensen hadden natuurlijk al afspraken of moesten werken. Ik ben toen in overleg gegaan met de overige kookstaf en heb aan hun gevraagd of ze het ook met z’n tweeën aan zouden kunnen. Deze gaven aan dat dat wel moest lukken alleen met het avondeten zouden ze dan wat extra handen kunnen gebruiken. Op zaterdagmiddag zouden we eigenlijk een grote picknick houden die de kookstaf zou organiseren. Ik heb samen met de kookstaf afgesproken dat ik samen met iemand anders van de organisatie de picknick zou organiseren zodat hun de hele dag de tijd hadden om het avondeten te organiseren. Deze oplossing heeft uistekend gewerkt.

Resultaat: Doordag ik goed overleg had gepleegd met de overige kookstaf zijn we tot een goede oplossing voor het probleem gekomen. De kookstaf had ruim de tijd om het avondeten te bereiden, en de picknick kon alsnog doorgaan. De deelnemers van het stafweekend hebben helemaal niks gemerkt van het probleem.  

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Ik heb het probleem goed opgelost en heel het programma kon doorgaan.

Competentie 3:  Verbeeldingskracht

Situatie: Tijdens de voorbereidingen van het weekend werd er door het bestuur aangegeven dat er een aantal dingen moesten terug komen in het weekend een paar steekwoorden die ze noemden waren; gezelligheid, samenhorigheid, samenwerken, dichter bij elkaar komen. Deze woorden hebben we tijdens het weekend zoveel mogelijk proberen te benadrukken. Als thema hebben we gekozen voor Brabantse gezelligheid! Tijdens het weekend hebben we zoveel mogelijk van de woorden op een indirecte manier proberen te vertalen naar de deelnemers. Dit deden we in de vorm van spelletjes en zelf de groepsindeling maken (met als achterliggende gedachten dat we mensen die normaal niet met elkaar optrekken bij elkaar konden zetten). In heb begin was er nogal wat weerstand op de gemaakte groepen, omdat mensen die graag bij elkaar wilden juist niet bij elkaar zaten, maar alle deelnemers hebben zich er uiteindelijk bij neergelegd.

Taken: Mijn taak ten aanzien van de competentie was om de woorden die het bestuur genoemd hadden over te brengen op de deelnemers. Heel het weekend moest draaien om samenwerken, elkaar beter leren kennen en natuurlijk gezelligheid. Er werd van mij verwacht dat ik dit zou stimuleren.

Acties: Ik heb heel het weekend iedereen proberen te stimuleren om open te taan voor mensen die ze nog niet zo goed kenden binnen de organisatie. Dit heb ik gedaan door groepen te maken met mensen die normaal gesproken niet naar elkaar toe zouden trekken en door opdrachten en spellen te doen waarbij ze moesten communiceren en samenwerken. Gelukkig deden alle deelnemers goed mee en begrepen ze ook de boodschap die we wilden meegeven. Aan het eind van het weekend hebben we met elke groep een kort evaluatie gesprek gehouden. We hebben gevraagd of het samenhorigheid gevoel is verbeterd en of ze elkaar beter hebben leren kennen door de spellen en activiteiten. 

Resultaat:  Doordat we heel het weekend echt de nadruk hebben gelegd op de woorden die het bestuur had meegegeven. Begrepen veel deelnemers ook  het doel van dit weekend. Nadat we met alle deelnemers hadden geëvalueerd bleek dat veel mensen andere mensen beter hebben leren kennen. We hebben tijdens de evaluatie gevraagd of ze nu makkelijker zouden samenwerken met mensen die ze voor het weekend niet zo goed kenden. Veel deelnemers reageerde hier positief op en wilden dit wel proberen.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Wel vond ik het moeilijk om sommige mensen te stimuleren om meer open te staan voor andere mensen. Vooral de deelnemers die van het begin af aan al veel weerstand hadden tegen het idee dat ze in een groep moesten functioneren met mensen die ze niet zo goed kenden. Gelukkig hebben veel deelnemers dit ook als positief ervaren.


Competentie 4:  Kwaliteitsgerichtheid  

Situatie: Voordat het stafweekend van start zou gaan hebben we als organisatie een aantal kwaliteitseisen. Het stafweekend moest voor iedereen toegankelijk zijn, het moest een weekend worden waarin alle stafleden elkaar beter zouden leren kennen, het moest gezellig zijn, en het moest aan een bepaald budget voldoen.  De organisatie van het stafweekend zou hier op moeten letten tijdens het weekend. Het doel was om zoveel mogelijk aan deze eisen te voldoen.

Taken: Mijn taak ten aanzien van de competentie was om het stafweekend zo goed mogelijk aan de kwaliteitseisen te laten voldoen. Er werd van mij verwacht dat ik tijdens het weekend er goed op zou letten dat er aan de eisen voldaan zouden worden.

Acties: Omdat een van de eisen was dat de deelnemers elkaar beter zouden leren kennen heb ik zelf groepen gemaakt, zodat er mensen bij elkaar in de groep zaten die elkaar nog niet zo goed kenden. Verder heb ik rekening gehouden tijdens de activiteiten dat het voor iedereen toegankelijk was. Ook heb ik ervoor gezorgd dat we het budget niet zouden overschrijden. Ik ben heel het weekend bezig geweest om de eisen zo goed mogelijk toe te passen op het weekend.

Resultaat Aan het eind van het weekend heb ik gevraagd aan het bestuur of ze vonden dat er aan alle eisen voldaan is. Ik kreeg hier veel positieve feedback op. Het enige puntje van kritiek was dat er geen alternatief was voor de ligfietsen. Maar dit hebben we ook snel kunnen oplossen.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Ik heb me aan alle kwaliteitseisen gehouden en heb veel positieve feedback gehad. Bij het volgende stafweekend moet de organisatie zich weer aan deze eisen houden.

Voorbereiding scouting MLK themafeest

Opdracht en mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:
Scouting Martin Luther King ontleedt haar naam aan de zwarte vrijheidsstrijder uit Amerika, dominee Martin Luther King die eind jaren 60 werd vermoord. Deze man kwam op voor de rechten van de negers in Amerika en werd wereldberoemd met zijn speech "I have a dream". De groep is in 1969 opgericht en telt op dit moment meer als 200 leden verdeeld over verschillende groepen die ingedeeld zijn op leeftijd. Mijn opdracht was om met 5 andere scoutingleden een thema feest te organiseren voor de andere scouting groepen in de regio. De datum dat het feest zou plaatsvinden stond vast op 6 februari, het thema mochten we zelf bedenken en we hebben toen gekozen voor “gemaskerd feest”. Ik was samen met een ander lid van de feestcommissie eindverantwoordelijke.

Verloop opdracht:
De opdracht is erg goed verlopen we zijn ruim drie maanden voor het feest begonnen aan de voorbereidingen. We hebben als eerste het thema bepaald en hebben daar alles om heen bedacht. Om de twee weken was er een vergadering gepland waar we alles in besproken hebben, en eventuele problemen opgelost hebben.

Ontwikkelde competenties:
De volgende competenties heb ik hierbij ontwikkeld:
1. Plannen en organiseren
2. Verbeeldingskracht
3. Probleemanalyse
4. Innovativiteit

Competentie 1: Plannen en organiseren

Situatie: Omdat er ruim 30 medewerkers (scouting leden) hadden die dit feest mede mogelijk gingen maken moest er een goed planning worden gemaakt. Er waren verschillende taken op het feest die eerlijk verdeeld moesten worden onder de medewerkers. Ik heb een planning gemaakt met alle taken en medewerkers. Dit was erg moeilijk omdat niet alle medewerkers op dezelfde tijd aanwezig waren, sommige kwamen later en andere gingen weer eerder weg.

Taken: Mijn taak was om een zo eerlijke mogelijke planning te maken voor de medewerkers. Ik moest er rekening mee houden dat iedereen zeker 2 uur vrij moest zijn.

Acties: Ik heb eerst alle medewerkers gevraagd wanneer ze aanwezig zouden zijn. Zodat ik precies wist of er mensen later kwamen of mensen eerder weggingen. Toen ik alle gegevens van de medewerkers had verzameld heb ik deze duidelijk in een Excel bestand gezet zodat het voor mij overzichtelijk was wie wanneer aanwezig was. Ik heb daarna een duidelijk tabel gemaakt met alle taken en tijden en ben toen de medewerkers gaan indelen. Ik ben hier bijna 3 uur mee bezig geweest. De definitieve planning heb ik samen met de feestcommissie besproken, en deze hebben toen nog een paar kleine aanpassingen gemaakt.

Resultaat: Doordat de planning goed en duidelijk gemaakt was wist iedereen tijdens het feest waar hij/zij moest zijn. Ik heb voordat het feest begon alle taken duidelijk uitgelegd, zodat iedereen wist wat hij/zij moest doen. Alle medewerkers vonden het een erg duidelijk planning en hebben zich er ook goed aan gehouden. Ik heb hiervan geleerd dat als er een duidelijk planning is dat alles beter kan verlopen.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik een erg duidelijk planning heb gemaakt, en ik was ook erg tevreden over het resultaat. De volgende keer zou ik het liever met twee mensen doen, want nou zie je vaak nog wel dingetjes over het hoofd.

Competentie 2: Verbeeldingskracht

Situatie: Tijdens de voorbereiding van het feest is er als eerste een thema bedacht voor het feest. Ik moest dit samen met 5 andere scoutingleden gaan bedenken. We hebben samen erg veel thema’s bedacht, en daaruit hebben we uiteindelijk 1 thema gekozen.

Taken: Mijn taak was om samen met de 5 andere scoutingleden een nieuw, verassend en makkelijk uitvoerbaar thema te bedenken. We hebben hierover veel vergaderd en geprobeerd om een verbeelding te maken van de verschillende thema’s. We hebben bij alle thema’s bedacht wat voor aankleding we konden gebruiken en hoe het thema zou overkomen bij de bezoekers. Omdat iedereen een voorkeur had voor een thema heb ik alle leden moeten overtuigen doormiddel van een beeld te schetsen van het thema dat ik graag wilde uitvoeren (gemaskerd thema)

Acties: Om een vernieuwend thema te bedenken heb ik eerst gekeken wat er de voorgaande jaren aan thema’s is gebruikt. Ik heb niet alleen naar de thema’s van onze groep gekeken maar ook naar de thema’s van andere scoutinggroepen. Daarnaast was het feest een week voor carnaval gepland dus toen ben ik op het thema “gemaskerd feest” gekomen. Ik heb alle leden van de feestcommissie weten te overtuigen dat dit thema een nieuw, verassend en makkelijk uitvoerbaar thema was. Dit heb ik gedaan door alle voordelen op te noemen en ik heb geprobeerd een beeld van de versiering te schetsen.

Resultaat: Doordat ik een goed beeld wist te vormen van wat ik in gedachten had, heb ik alle leden weten te overtuigen dat dit thema het beste was. Ik heb wel ook goed geluisterd naar wat de andere leden voor thema’s wilden en heb ook daar aan mee gedacht. Ik heb ervan geleerd dat als je een goed beeld schetst van wat je in gedachten hebt, mensen eerder positief op het idee reageren.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Ik heb goed geluisterd naar wat de andere leden voor thema wilden, en ook geprobeerd om daar nog meer ideeën aan toe te voegen. Uiteindelijk kon ik mijn idee het beste overbrengen aan de rest van de leden en werden ze daardoor erg enthousiast over mijn thema.

Competentie 3: Probleemanalyse

Situatie: Tijdens de voorbereidingen van thema feest is er een probleem ontstaan met de T-shirtjes die we besteld hadden voor alle medewerkers. We hadden in overleg met alle medewerkers shirtjes besteld voor iedereen. We hadden uitgezocht wat de prijs per shirtjes was en iedereen zou deze zelf betalen. Toen de shirtjes werden geleverd bleek de prijs echter €5,- per shirtjes duurder te zijn.

Taken: Het was mijn taak op samen met de leverancier te overleggen hoe dit probleem ontstaan is en hoe we dit konden gaan oplossen. Ik heb daarnaast alle medewerkers ingelicht over het probleem dat ontstaan was en heb ze daarbij verteld dat ik er alles aan zou gaan doen om het op te lossen. Er werd dan ook van mij verwacht dat ik het probleem zou oplossen.

Acties: Ik heb een afspraak gemaakt met de leverancier van de shirtjes. Ik heb bij hem uitgelegd wat het probleem was en gevraagd hoe dit probleem is ontstaan en hoe we dit gingen oplossen. Hij heeft toen de bestelling en factuur nagekeken in de computer en daaruit bleek dat de drukkosten niet mee waren gerekend in de offerte die wij hadden aangevraagd. We zijn er na lang praten uiteindelijk over eens geworden dat we alle shirtjes voor de prijs zouden krijgen die in de offerte stond. Ik heb dit ook gelijk op papier laten zetten zodat het vast stond dat we deze overeenkomst hadden gesloten.

Resultaat: Doordat ik een afspraak had gemaakt met de leverancier en tijdens het gesprek beleefd ben gebleven, heb ik uiteindelijk bereikt dat we de shirtjes voor de prijs hebben gekregen die in de offerte stond. Alle medewerkers van het feest waren erg blij met de uitkomst anders hadden ze allemaal €5,- meer moeten betalen. Ik heb van deze situatie geleerd dat ik voortaan ook beter naar de offerte moet kijken of alles er goed opstaat, en dat als je altijd beleefd blijft tijdens een moeilijk gesprek dat je dan meer bereikt.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het zelf erg goed heb gedaan. Ik was een beetje angstig voor het gesprek met de leverancier omdat ik er eigenlijk vanuit ging dat hij erg moeilijk zou gaan doen, maar dit veel gelukkig alles mee. Ik ben natuurlijk ook tevreden over het resultaat omdat ik het probleem goed heb opgelost.

Competentie 4: Innovativiteit

Situatie: Tijdens de voorbereidingen van het feest werd er gediscussieerd over het drank gebruik van de medewerkers. In de voorgaande jaren werd er altijd geturfd door de medewerkers zelf, en de volgende dag moest iedereen zijn of haar drankjes betalen. Ieder jaar waren er ook weer woorden over het feit dat mensen zeiden dat ze niet zoveel gedronken hadden als op de turf lijst stond, en ze betaald dan ook niet alles, met als gevolg dat we erg veel verlies leden op deze post. Het doel was dus om een nieuw eerlijk systeem te bedenken zodat iedereen zijn/haar drankjes afrekenden.

Taken: Mijn taak was om een nieuw systeem te bedenken voor het drank gebruik van het personeel. Er werd van mij verwacht dat ik een eerlijk systeem zou bedenken dat ook goed zou gaan werken en waar de alle scoutingleden het mee eens waren.

Acties: Ik heb als eerste gebrainstormd over de mogelijke oplossingen van dit probleem. Ik ben uiteindelijk met twee goede ideeën gekomen. Het eerste idee was om alle medewerkers vijf gratis muntjes te geven, als deze muntjes op waren moesten ze nieuwe muntjes kopen voor dezelfde prijs als de gasten van het feest (€1,20). De tweede oplossing was om een aparte kleur muntjes in te zetten voor alleen het personeel, deze muntjes kosten dan €0,50 en moesten ze aan het begin en tijdens het feest zelf kopen. Uiteindelijk is er gekozen om de een andere kleur muntjes in te zetten voor het personeel.

Resultaat: Doordat ik dit nieuwe systeem had bedacht is er dit jaar minder verlies gemaakt op de dranken. Alle medewerkers vonden dit een erg goede oplossing, en het was ook een makkelijke oplossing om toe te passen.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Ik heb goed nagedacht over de oplossingen en heb alle min en plus punten tegen elkaar afgewogen en heb toen een keuze gemaakt uit de twee beste oplossingen en die voorgelegd aan de rest van de groep. Ik heb duidelijk gezegd wat mij de beste oplossing leek en dat was ook de oplossing waar ze voor gekozen hebben uiteindelijk.