Uitvoering stafweekend

Bedrijf/opdrachtgever:

Uitvoering MLK stafweekend 2011

Opdracht en mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:

Omdat scouting MLK bijna 60 vrijwilligers heeft wilden we dit jaar voor alle vrijwilligers een leuk weekend organiseren. Dit weekend zal vooral bestaan uit teambuildings activiteiten om de sfeer binnen de groep te verbeteren. Het is de bedoeling dat er groepen worden samengesteld met mensen die normaal niet zoveel met elkaar omgaan. Zo willen we de onderlinge band tussen alle vrijwilligers verbeteren. Mijn rol en verantwoordelijkheid hierbinnen is dat ik één van de mede organisatoren ben. Ik organiseer dit weekend met vier andere vrijwilligers. Het stafweekend is gehouden op 20, 21 en 22 mei.

Verloop opdracht:

De opdracht om het stafweekend te organiseren is heel goed verlopen. Het stafweekend was een groot succes onder de stafleden en het doel om mensen dichter bij elkaar te brengen is ook bereikt. Veel vrijwilligers hebben elkaar beter leren kennen. Alle activiteiten die er georganiseerd waren verliepen goed en we hebben veel positieve reacties gehad van de deelnemers.

Ontwikkelde competenties:

De volgende competenties heb ik hierbij ontwikkeld:

1.       Groepsgericht leidinggeven

2.       Probleemanalyse

3.       Verbeeldingskracht

4.       Kwaliteitsgerichtheid

Competentie 1:  Groepsgericht leidingeven

Situatie: Tijdens het stafweekend moest de groep met deelnemers natuurlijk begeleid worden. Het draaiboek dat voor het stafweekend was opgesteld moest als een rode draad voor heel het weekend werken. Ik heb ervoor gezorgd dat ik alle deelnemers op de juiste tijd en plaats bij de activiteiten aankwamen, dat alle activiteiten op tijd gestart konden worden etc. Het doel hiervan was dat alles zo soepel mogelijk zou verlopen zonder al te veel vertraging zodat we alle activiteiten konden uitvoeren. Sommige activiteiten duurden langer als gepland met als gevolg dat er een vertraging in het tijdschema kwam, maar dit is allemaal goed opgelost.  

Taken: Mijn taak aan ten aanzien van de competentie was om het programma van de dag ’s ochtends uit te leggen aan alle deelnemers. Voor de deelnemers die niet mee konden doen met het normale programma (door lichamelijke beperkingen) hadden we een ander programma. Ook deze heb ik doorngenomen met de betreffende personen. Ik was het aanspreekpunt voor alle vragen. Ik zorgde ervoor dat heel de groep op tijd klaar stond om te vertrekken naar de activiteiten. Ik moest ervoor zorgen dat de kookstaf op tijd klaar stond met het eten etc.

Acties: Tijdens de voorbereidingen van het weekend heb ik zelf het draaiboek in elkaar gezet zodat ik precies wist wat voor activiteiten er op het programma stonden. Door het draaiboek continu bij de hand te houden was het voor mij gemakkelijk om te zien hoe laat we waar moesten zijn en wat we allemaal mee moesten nemen. Ik kon ze alle deelnemers ook makkelijk inlichten als we van locatie moesten verwisselen. Ik ben heel het weekend bezig geweest hiermee. Aan het eind van het weekend is er een evaluatie moment geweest waarop deze situatie beëindigd is.

Resultaat: Doordat ik het draaiboek grotendeels zelf in elkaar heb gezet was het voor mij gemakkelijk om mijn taken uit te voeren. Ik heb goed contact met heel veel vrijwilligers dus ik heb ook heel weinig weerstand gekregen als ik iets uitlegde of als we van locatie moesten verwisselen. Dit was voor mij heel fijn en daardoor kon ik mijn taken ook goed uitvoeren. 

Terugkoppeling:  Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Ik heb de groep elke keer op tijd op de volgende locatie weten te krijgen en alle activiteiten zijn ook goed verlopen. Ik heb veel positieve reacties gehad op de manier waarop ik te werk ben gegaan. Als feedback kreeg ik dat het erg gestructureerd en soepel verliep.

Competentie 2:  Probleemanalyse  

Situatie: Een dag voordat het stafweekend zou beginnen kregen we een afmelding van iemand die meeging als kookstaf. Dit was voor ons en de overige kookstaf erg vervelend omdat we nu iemand te kort kwamen. En op deze korte termijn konden we ook niemand anders meer regelen. Het was aan mij om dit probleem op te lossen.

Taken:  Mijn taak ten aanzien van de competentie was om zo snel mogelijk een nieuwe kookstaf te regelen zodat alle taken die uitgevoerd moesten worden tijdens het stafweekend gewoon uitgevoerd konden worden. Er werd van mij verwacht dat ik met een goede oplossing zou komen.

Acties:  Als eerste heb ik geprobeerd om toch nog mensen te bellen die eventueel mee konden als kookstaf. Dit is niet gelukt, veel mensen hadden natuurlijk al afspraken of moesten werken. Ik ben toen in overleg gegaan met de overige kookstaf en heb aan hun gevraagd of ze het ook met z’n tweeën aan zouden kunnen. Deze gaven aan dat dat wel moest lukken alleen met het avondeten zouden ze dan wat extra handen kunnen gebruiken. Op zaterdagmiddag zouden we eigenlijk een grote picknick houden die de kookstaf zou organiseren. Ik heb samen met de kookstaf afgesproken dat ik samen met iemand anders van de organisatie de picknick zou organiseren zodat hun de hele dag de tijd hadden om het avondeten te organiseren. Deze oplossing heeft uistekend gewerkt.

Resultaat: Doordag ik goed overleg had gepleegd met de overige kookstaf zijn we tot een goede oplossing voor het probleem gekomen. De kookstaf had ruim de tijd om het avondeten te bereiden, en de picknick kon alsnog doorgaan. De deelnemers van het stafweekend hebben helemaal niks gemerkt van het probleem.  

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Ik heb het probleem goed opgelost en heel het programma kon doorgaan.

Competentie 3:  Verbeeldingskracht

Situatie: Tijdens de voorbereidingen van het weekend werd er door het bestuur aangegeven dat er een aantal dingen moesten terug komen in het weekend een paar steekwoorden die ze noemden waren; gezelligheid, samenhorigheid, samenwerken, dichter bij elkaar komen. Deze woorden hebben we tijdens het weekend zoveel mogelijk proberen te benadrukken. Als thema hebben we gekozen voor Brabantse gezelligheid! Tijdens het weekend hebben we zoveel mogelijk van de woorden op een indirecte manier proberen te vertalen naar de deelnemers. Dit deden we in de vorm van spelletjes en zelf de groepsindeling maken (met als achterliggende gedachten dat we mensen die normaal niet met elkaar optrekken bij elkaar konden zetten). In heb begin was er nogal wat weerstand op de gemaakte groepen, omdat mensen die graag bij elkaar wilden juist niet bij elkaar zaten, maar alle deelnemers hebben zich er uiteindelijk bij neergelegd.

Taken: Mijn taak ten aanzien van de competentie was om de woorden die het bestuur genoemd hadden over te brengen op de deelnemers. Heel het weekend moest draaien om samenwerken, elkaar beter leren kennen en natuurlijk gezelligheid. Er werd van mij verwacht dat ik dit zou stimuleren.

Acties: Ik heb heel het weekend iedereen proberen te stimuleren om open te taan voor mensen die ze nog niet zo goed kenden binnen de organisatie. Dit heb ik gedaan door groepen te maken met mensen die normaal gesproken niet naar elkaar toe zouden trekken en door opdrachten en spellen te doen waarbij ze moesten communiceren en samenwerken. Gelukkig deden alle deelnemers goed mee en begrepen ze ook de boodschap die we wilden meegeven. Aan het eind van het weekend hebben we met elke groep een kort evaluatie gesprek gehouden. We hebben gevraagd of het samenhorigheid gevoel is verbeterd en of ze elkaar beter hebben leren kennen door de spellen en activiteiten. 

Resultaat:  Doordat we heel het weekend echt de nadruk hebben gelegd op de woorden die het bestuur had meegegeven. Begrepen veel deelnemers ook  het doel van dit weekend. Nadat we met alle deelnemers hadden geëvalueerd bleek dat veel mensen andere mensen beter hebben leren kennen. We hebben tijdens de evaluatie gevraagd of ze nu makkelijker zouden samenwerken met mensen die ze voor het weekend niet zo goed kenden. Veel deelnemers reageerde hier positief op en wilden dit wel proberen.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Wel vond ik het moeilijk om sommige mensen te stimuleren om meer open te staan voor andere mensen. Vooral de deelnemers die van het begin af aan al veel weerstand hadden tegen het idee dat ze in een groep moesten functioneren met mensen die ze niet zo goed kenden. Gelukkig hebben veel deelnemers dit ook als positief ervaren.


Competentie 4:  Kwaliteitsgerichtheid  

Situatie: Voordat het stafweekend van start zou gaan hebben we als organisatie een aantal kwaliteitseisen. Het stafweekend moest voor iedereen toegankelijk zijn, het moest een weekend worden waarin alle stafleden elkaar beter zouden leren kennen, het moest gezellig zijn, en het moest aan een bepaald budget voldoen.  De organisatie van het stafweekend zou hier op moeten letten tijdens het weekend. Het doel was om zoveel mogelijk aan deze eisen te voldoen.

Taken: Mijn taak ten aanzien van de competentie was om het stafweekend zo goed mogelijk aan de kwaliteitseisen te laten voldoen. Er werd van mij verwacht dat ik tijdens het weekend er goed op zou letten dat er aan de eisen voldaan zouden worden.

Acties: Omdat een van de eisen was dat de deelnemers elkaar beter zouden leren kennen heb ik zelf groepen gemaakt, zodat er mensen bij elkaar in de groep zaten die elkaar nog niet zo goed kenden. Verder heb ik rekening gehouden tijdens de activiteiten dat het voor iedereen toegankelijk was. Ook heb ik ervoor gezorgd dat we het budget niet zouden overschrijden. Ik ben heel het weekend bezig geweest om de eisen zo goed mogelijk toe te passen op het weekend.

Resultaat Aan het eind van het weekend heb ik gevraagd aan het bestuur of ze vonden dat er aan alle eisen voldaan is. Ik kreeg hier veel positieve feedback op. Het enige puntje van kritiek was dat er geen alternatief was voor de ligfietsen. Maar dit hebben we ook snel kunnen oplossen.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Ik heb me aan alle kwaliteitseisen gehouden en heb veel positieve feedback gehad. Bij het volgende stafweekend moet de organisatie zich weer aan deze eisen houden.